за рубежом
з/п не указана
2 год назад
Ищут стремящегося к совершенству, энергичного и активного ассистента(ку), отлично владеющего(ую) русским и английским языками, который будет обеспечивать координацию и соблюдение разнообразных поручений и работоспособности команды.
Обязанности
- Ведение дневника – собрания директоров, конференц-звонки, повестки дня и их переводы, протоколы, предварительно прочитанная рассылка и т. д.;
- Поддержка рабочего процесса директора с пониманием ключевых проектов, приоритетов и каскадных действий. Работа с любыми документами, содержащими коммерческую тайну, закрепленными за директором (регистрация и отслеживание);
- Контроль и координация любых приказов, которые директор дает своим непосредственным подчиненным/получает от MD/CEO;
- Управление финансами — обработка расходов, контроль бюджета команды и помощь в планировании, начислениях, обработке счетов, созданных командой, заказов на поставку, P2P, сопроводительных листов, выполнение проверок на соответствие политикам и процедурам, выявление нарушений, связь с внутренними финансовыми группами;
- Управление командировками – бронирование поездок (авиабилеты, отели, трансферы, визы и т. д.) для командировок директора и группы, контроль за визами, действительностью паспорта и других проездных документов, базовая отчетность по поездкам команды;
- Управление внутренними журналами Request Tracker для директора. Обеспечение соответствия всех загруженных черновиков Политике документооборота GPG;
- Управление мероприятиями – исследования, платежи и логистика. Помощь в организации ведомственных и командных мероприятий, а также масштабных встреч;
- Корпоративные поручения – подарки, мелкие покупки и т.д. ;
- Согласование и коммуникация - обеспечение того, чтобы директор и команда были в курсе последних корпоративных событий, новостей, новых политик, новых инициатив, информируя отдел о том, что происходит в компании;
- Переводы – организация переводов собственными или внешними переводчиками больших документов;
- Взаимопонимание: добиться четкого понимания стиля и методов работы руководства и соответствующим образом адаптироваться, чтобы соответствовать его уровню энергии и объему работы;
Требования
- бакалавриат, дополнительная бизнес-квалификация является преимуществом;
- опыт секретаря предпочтителен;
- продвинутое пользования Excel и Powerpoint;
- понимание специфики российского бизнеса;
- знание английского и русского языков, включая грамматику;
- дедлайн: как можно скорее.
Условия
- Вакансия в Газпроме с релокацией в Сингапур;
- работать как в местной команде GM&T в Сингапуре, так и в команде Секретариата глобальной группы (50 человек).
