Работать дома – здорово, пока кот не улёгся на клавиатуру, а ваш сосед вероятно строит ракету при помощи перфоратора и молотка, а за окном всегда что-то ремонтируют с применением тяжёлой техники.
Из-за COVID-19 удалённая работа для многих профессионалов стала необходимостью, а не роскошью. Примерно с марта 2020 года огромное количество людей начали работать из дома, причём совершенно неожиданно. У компаний и сотрудников не было времени подготовиться к удалённой работе или подумать о том, как лучше всего перевести команды, процесс и культуру в онлайн-среду. Никто не знал (да сейчас не знает), как долго продлиться пандемия COVID-19 и следовательно обязательная удалённая работа.
Если вы новичок в работе на дому, будь то из-за коронавируса или просто потому, что вам удалось найти удалённую работу, вы вероятно поняли, что вам нужно изменить свои привычки и распорядок для, чтобы успешно работать из дома.
Мы работаем удалённо уже несколько лет, а некоторые наши сотрудники работали из дома задолго до начала пандемии COVID-19. Каждый из нас сталкивается с уникальными проблемами не только из-за разных личностей, но и из-за нашего разного образа жизни и типа работ, которую мы выполняем. Тем не менее, многие основные проблемы, с которыми мы сталкиваемся как удалённые сотрудники, одинаковы.
Каждый, кто работает удалённо, должен понимать, когда работать, где работать и как провести границу между работой и личной жизнью. А как насчёт офисного оборудования, карьерного роста, возможностей обучения и построения отношений с коллегами?
Удалённая работа означает решение этих и других проблем. Вот 20 советов, как вести более эффективную и продуктивную жизнь на удалённой работе, основанные на нашем опыте.
1. Соблюдайте часы работы
Установите расписание и придерживайтесь его… большую часть времени. Наличие чётких указаний, когда работать, а когда прекращать работу, помогает многим удалённым сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
Тем не менее одно из преимуществ удалённой работы – это гибкость, если работа это позволяет. Иногда вам нужно продлить свой рабочий день или начать раньше, чтобы приспособиться к чужому часовому пояс. Когда вы это делаете, не забудьте лечь спать пораньше, чтобы наверстать упущенное.
Придерживаться своего расписания вам помогут приложения для учёта рабочего времени. Они также помогут вам выяснить, в какое время вы наиболее продуктивны и исключить время, когда вы отдыхаете. Вы можете использовать эту информацию в своих интересах и распределить свои часы так, чтобы продуктивнее выполнять сложную работу.
2. Придумайте утренний распорядок дня
Одно дело сесть за стол и приступить к работе в определённое время. Совсем другое – создать распорядок дня, который приведёт вас в рабочее кресло.
Привычки могут быть более действенны, чем часы, помогая вам начать день. Что в вашей утренней рутине указывает на то, что вы собираетесь приступить к работе? Может быть чашка кофе, прежде чем вы начнёте выполнять свой список дел на день. Или возвращение с пробежки и переодевание (ношение пижамы, это одно из преимуществ работы дома для некоторых, но плохая стратегия для других). Найдите привычку, например чистка зубов или приход с собачьей прогулки, как сигнал к началу рабочего дня. Так вы сможете выработать новую привычку и начнёте рабочий день.
Мы говорим об «утреннем распорядке», но не все, кто работает дома придерживаются графика с 9 до 18. У вас могут быть другие привычки для «начала работы» в другое время дня. Тем не менее используйте уже имеющуюся привычку и постарайтесь завтра начать работать после неё.
3. Установите основные правила с окружающими вас людьми
Необходимо установить правила с другими людьми в вашем дома или с теми, кто разделяет ваше рабочее пространство.
Например, если у вас есть дети, которые учатся дома или приходят из школы, пока вы ещё работает, им нужны чёткие правила о том, что они могу и не могут делать в это время. Если вы живёте в одном помещении с другим взрослым, который работает из дома, вам возможно придётся договариваться о тихом времени, времени для встреч и использовании общего оборудования, в том числе стола и стульев.
Кроме того, тот факт, что вы дома и можете открыть дверь курьеру или выгулять домашнее животное, совсем не означает, что вы всегда будете это делать в рабочее время. Если вы решите разделить домашние заботы, это нормально, но, если вы просто возьмёте всё это по умолчанию, просто потому, что вы дома, вы можете почувствовать, что вас используют в своих интересах и ваше производительность может пострадать.
4. Расписание перерывов
Если вы работаете в компании, знайте правила перерывов и соблюдайте их. Если вы работаете не по найму, выделите себе достаточно времени в течение дня, чтобы отходить от экрана компьютера и телефона. Обеденный перерыв и два 15-минутных перерыва – это стандартный минимум для штатных сотрудников. При работе за компьютером и другой сидячей работа важно хотя бы раз в час вставать и двигаться для нормальной циркуляции крови. Также помогает регулярно отводить взгляд от экрана, даже всего на 10-20 секунд.
5. Делайте полные перерывы
Не перерабатывайте во время перерывов, особенно во время обеденного перерыва.
Существуют приложения такие как TimeOut для Mac и Smart Break для Windows, которые позволяют вам установить расписание, блокируя компьютер. Вы также можете рассчитать 15-минутные и часовые перерывы. Не хотите пользоваться приложениями, установите будильник или таймер на телефоне или просто следите за временем по часам. Не важно, как вы отслеживаете свои перерывы, обязательно делайте их целиком. Например, если вы запланировали часовой перерыв и вернулись к столу всего через 40 минут, отойдите ещё на 20 минут. Так вы повысите свою продуктивность в рабочее время.
6. Выходите из дома
Насколько это разрешено и безопасно во время пандемии, выходите из дома и двигайтесь. Ваше тело нуждается в движении. К тому же свежий воздух и естественный свет пойдут вам на пользу. В идеале выходите на улицу хотя бы ненадолго до, во время и после рабочего дня.
Тот же совет применим к людям, работающим в традиционных офисах. Покидайте здание не реже одного раза за рабочий день.
В периоды, не связанные с пандемией, удалённые сотрудники могут сходить в кафе, магазин и другие места, чтобы нарушить монотонность пребывания дома. Это действительно важный совет – выйти из дома, подышать свежим воздухом под естественным освещением и перезагрузить мозг.
Вам не обязательно идти в людное место, чтобы уйти от своего рабочего места (и вероятно, не стоит этого делать в сложившейся обстановке). Прогуляйтесь. Сядьте на скамейку. Подышите воздухом. Ну вы поняли.
7. Не стесняйтесь просить то, что вам нужно
Если вы работаете в компании, которая поддерживает вашу работу на дому, запросите необходимое оборудование, как только начнёте работать из дома или в ближайшие несколько дней после того, как осознаете, что вам нужно что-то ещё.
Крайне важно создать прецедент на раннем этапе, когда вы будете просить о том, что вам нужно, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом и с комфортом. Это может быть правильный монитор, клавиатура, мышь, стол, стул, принтер, необходимое программное обеспечение и т.д. Организации, в которых удалённые сотрудники являются нормой, часто закладывают некоторый бюджет на оборудование домашнего офиса. Спросите об этом и как часто обновляется оборудование. Также не помешает узнать, не нужно ли будет оплачивать это оборудование или кто будет платить за возврат или утилизацию устаревшего оборудования. Некоторые организации привлекают специалистов, которые определяют, что рабочие места настроены и оборудованы как надо.
Если вы работаете из дома короткое время и ожидается, вернётесь в офис, когда это станет безопасно, спросите, что вам нужно, но будьте готовы пойти на приемлемые компромиссы. Заказ нового офисного стула и стола может оказаться невозможным. Вместо этого мышь, клавиатура или подставка для ноутбука имеют большо значение и вместе они могут стоит не так дорого, но могут улучшить ваш домашний офис.
8. Поддерживайте выделенное пространство под офис
В идеальном мире удалённые сотрудники имели бы не только выделенное место, но и два компьютера, один для работы, другой для личного использования. Это более безопасно для работодателя и позволяет вам выполнять конфиденциальные действия.
Но не у всех есть свободная комната, которую можно использовать в качестве офиса и держать два компьютера не всегда реально. Вместо этого выделите стол или место на столе и некоторые периферийные устройства, которые будут использоваться только для работы. Например, когда ваш ноутбук подключён к монитору и внешней клавиатуре, пора работать. Когда он у вас на коленях, это личное время. Вы можете разбить жёсткий диск на разделы и создать отдельную учётную запись для работы. Даже небольшое различие между рабочим и личным временем поможет вашему мозгу понять, когда в не на работе и это способствует лучшему балансу между работой и личной жизнью.
9. Отдельная линия связи
Настройте телефон, который вы будете использовать только для звонков коллегам и клиентам. Это не обязательно должен быть стационарный телефон или второй мобильный или вторая SIM-карта. Это может быть сервис VoIP, например Google Voice или Skype.
Как и в случае с другими советами, наличие отдельной линии связи поможет вам управлять балансом между работой и личной жизнью.
10. Используйте VPN
Всякий раз, когда вы подключаетесь к сети, которую не контролируете используйте VPN! Имеются в виду Wi-Fi в коворкингах, кафе, аэропортах, отелях и т.д. У компаний часто есть свои собственные VPN, которые необходимы внешним сотрудникам для доступа к конкретным серверам или веб-сервисам, на которых хранится информация, предназначенная только для внутреннего использования. В таких случаях вам также необходимо использовать VPN и дома. Хорошей привычкой будет как можно чаще включать и пользоваться VPN, потому что с ним всегда безопаснее, чем без него.
Ещё один момент: когда вы подключены к корпоративному VPN, ваша компания может видеть, что вы делаете. Так что не стоит заходить на сайты для взрослых через корпоративный VPN.
11. Общайтесь с коллегами
Одиночество, разобщённость и изоляция – распространённые проблем удалённой работы, особенно для экстравертов. Компании с культурой удалённой работы обычно предлагают способы пообщаться. Например, у них могут быть каналы в мессенджерах внутри команды для обсуждения общих интересов или могу организовываться встречи для сотрудников из одного региона.
Поймите для себя сколько взаимодействия вам нужно, чтобы чувствовать себя в коллективе. Даже если вы интроверт и не любите общаться, попробуйте несколько интерактивных взаимодействий, чтобы познакомиться с коллегами на случай, если они когда-то вам понадобятся. Если же вы работаете в компании, где отсутствует культура удалённой работы, вам вероятно придётся более активно развивать отношения самостоятельно.
Мессенджеры для общения в команде – отличное место для взаимодействия с коллегами, но может и отвлекать.
12. Появляйтесь на собраниях
Конечно, вы будете участвовать в видеоконференциях работая удалённо, но иногда рекомендуется посещать дополнительные встречи. Обязательно общайтесь во время встреч, чтобы все знали, что вы заинтересованы. Даже простое «Всем спасибо. Пока!» в конце разговора имеет большое значение для того, чтобы сделать ваше присутствие заметным.
13. Встречайтесь лицом к лицу
Если ваш работодатель не торопится знакомить вас с другими сотрудниками, попросите устроить ежегодную или полугодичную встречу. Это может быть годовое подведение итогов, обучение или тимбилдинг. Или можно приурочить к любому другому деловому мероприятию. Не ждите, пока кто-нибудь пригласит вам в офис или на мероприятие, проявите инициативу.
Для тех, кто неожиданно перешёл на работу из дома, организуйте созвон с коллегами или начальником хотя бы раз в неделю, чтобы отметиться. Не бойтесь, если такие встречи для проверки будут максимально короткими, такими они и должны быть. Иногда пятиминутный разговор – это всё что нужно, чтобы оставаться на связи.
14. Берите больничный
Когда вы плохо себя чувствуете, возьмите перерыв. Если больничные дни являются частью вашего компенсационного пакета, возьмите перерыв, который вам нужен.
Если вы внештатный работник или работаете не по найму, без оплачиваемого больничного, у вас может возникнуть соблазн игнорировать болезнь и продолжать работать. Помните, для вашего здоровья в долгосрочной перспективе и продуктивности, лучше всего отдохнуть и поправиться, чтобы вернутся к работе в полную силу.
15. Ищите возможности для обучения
Когда вы не в офисе и не контактируете с другими сотрудниками, вы легко можете пропустить курсы повышения квалификации, которые проводятся в компании. Ваша компания может просто забыть включить вас в свои программы обучения. Может возникнуть соблазн и не напоминать об этом, но вы рискуете упустить возможность узнать что-то полезное.
В дополнение к общему обучению, вы можете запросить личные курсы, если вам это нужно. Есть множество сайтов обучений онлайн, на которых можно прокачать свои навыки. У компаний работающих удалённо часто есть бюджет на обучение и профессиональную подготовку. Если ваша организация не делает этого, спросите, могут ли они взять на себя оплату вашего обучения.
В периоды, не связанные с пандемией, люди, полностью работающие удалённо ищут возможности обучения недалеко от офиса компании. Таким образом получая обучения и возможность провести время с коллегами за один раз.
16. Чаще напоминайте о себе
Для удалённой работы необходимо, чтобы все взаимодействовали как можно больше.
Почаще говорите всем, кому нужно знать о вашем графике и доступности. Не думайте, что они будут помнить. Скажите, когда закончите проект или важную задачу. Чрезмерное общение не означает, что вы должны написать письмо из пяти абзацев, объясняя каждое ваше движение, но это означает, что вы должны напоминать о себе. Шутите, что вы уже шесть раз упомянули о предстоящем отпуске, а затем упомяните об этом ещё раз.
17. Будьте позитивны
В письменных сообщения бывает сложно уловить тон. Чем меньше вы общаетесь лицом к лицу с людьми там более лаконичной и вспыльчивой может показаться переписка.
В условиях удалённой работы все должны быть настроены позитивно. В противном случае вы рискуете прослыть придурком. Это прискорбно, но это правда. Так что используйте восклицательный знак! Найдите себе любимый смайлик. Они вам понадобятся. =)
18. Воспользуйтесь своими преимуществами
В течение двух лет я почти каждую недель выпекал буханку хлеба. Почему? Потому что я был дома и мог. Мне нравится печь, но для этого нужно быть дома, чтобы ухаживать за ним примерно раз в час, чтобы замесить тесто, сформировать буханку и поставить выпекаться. Это не занимает много времени, но вам нужно быть постоянно на месте. Когда я работал в офисе полный рабочий день, у меня не получалось найти полдня, но, когда я был дома, мне ничего не мешало.
Удалённая работа даёт уникальные преимущества. Воспользуйтесь ими, вы это заслужили.
19. Не будьте слишком строги к себе и окружающим
Успешные удалённые сотрудники имеют репутацию чрезвычайно дисциплинированных. В конце концов требуется серьёзная сосредоточенность, чтобы выполнять любую работу на полную ставку в нестандартном месте.
Тем не менее, каждый иногда может отвлекаться. Если вы обнаружите, что вот вы работаете, а в следующую минут изучаете отели на отпуск, не ругайте себя слишком сильно. Вместо этого спросите себя, делают ли люди в офисе тоже самое. Если да, расслабьтесь и вернитесь к работе. Прежде всего помните, вам нужно сбалансировать производительность и заботу о себе. В противном случае вы рискуете перегореть.
Вы время пандемии COVID-19, а на самом деле всегда, нам нужно проявлять такую же доброту и понимание к нашим коллегам, клиентам и начальницам. Во время глобальной пандемии наблюдается невероятно количество стресса и беспокойства. Помните, вы можете не знать, что другой человек переживает не только в жизни, но и в домашней рабочей среде. Будьте снисходительнее.
20. Завершите свой день обрядом
Так же, как начиная свой рабочий день с привычки, создайте привычку, которая сигнализирует о завершении рабочего дня. Это может быть вечерняя прогулка с собакой или домашняя тренировка. Подойдёт и такая простая вещь, как выключение компьютера или включение любимого подкаста. Чтобы вы не выбрали, делайте это на постоянной основе, чтобы отметить окончание рабочего дня.
Заключение
Прежде всего поймите, подходит это лично вам. Иногда ответ очевиден, но в других случаях вам может понадобиться поддержка других удалённых сотрудников, которые находятся с вами в одной лодке. Учтите, вам может понадобиться время от времени перетряхивать свой распорядок, чтобы не погрузится в рутину.